PORTARIA Nº 011 GP1 de 27 de janeiro de 2005

Disciplina a obrigatoriedade do selo de autenticidade aos atos praticados nas Serventias judiciais e extrajudiciais do Estado de Sergipe e dá outras providências.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE SERGIPE, no uso de suas atribuições, conferidas pelo art. 21 da Lei Complementar Estadual nº 88, de 30 de outubro de 2003 (Código de Organização Judiciária do Estado de Sergipe),
considerando que os Serviços Notariais e de Registro, de organização técnica e administrativa, são destinados a garantir a publicidade, a autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos, competindo ao Poder Judiciário zelar para que sejam prestados com rapidez, qualidade satisfatória e de modo eficiente, ex vi dos artigos 1º e 38, da Lei Federal nº 8.935/94;
considerando a implantação dos novos modelos de selo de autenticidade para as serventias judiciais e extrajudiciais da Capital e do Interior do Estado, que serão de uso obrigatório a partir do dia 1º de fevereiro de 2005, conforme estabelecido no Ato de 20 de janeiro de 2005,
considerando as alterações já realizadas no Sistema de Informática do Tribunal de Justiça, visando ao controle da distribuição e do uso dos selos de autenticidade;
considerando a necessidade da implantação de um sistema de validação e de consulta dos selos de autenticidade, através do site www.tj.se.gov.br, visando oferecer mais segurança e credibilidade aos serviços cartorários prestados à sociedade;
considerando a relevância do selo de autenticidade como instrumento ágil e eficiente para assegurar melhor controle do Fundo de Recursos e Despesas - FERD, somada à garantia de maior segurança na prática de tais atos cartorários;
considerando que idêntica providência já foi adotada, com sucesso, em outros Estados da Federação;
R E S O L V E:

Art. 1º Em todos os atos de reconhecimento de firma, autenticação de documentos, bem como em todos os papéis entregues aos usuários para a certeza e comprovação da prática dos demais atos notariais, de registro e de todas as Serventias Judiciais, de qualquer natureza, será obrigatória a aplicação de um selo de autenticidade.

§ 1º A falta de aplicação do selo de autenticidade acarretará a invalidade dos atos e papéis referidos no caput deste artigo.

§ 2º Na escrituração dos atos praticados por notários e registradores no devido livro de registro deverá constar o número da respectiva guia de recolhimento.

§ 3º O selo de autenticidade será dotado de elementos característicos de segurança.

§ 4º O sistema de Informática do Tribunal de Justiça deverá possibilitar a validação dos selos de autenticidade através da Internet.

Art. 2º Serão em número de três os modelos dos selos de autenticidade, discriminados abaixo, com a respectiva utilização:

I - Reconhecimento de Firmas;

II - Autenticação de cópias de documentos;

III - Papéis relativos a demais atos.

Parágrafo único. Os modelos dos selos de autenticidade serão indicados pela Presidência do Tribunal de Justiça do Estado de Sergipe, que deverão ser publicados oportunamente no Órgão Oficial de Publicação do Poder Judiciário Estadual.

Art. 3º A contratação de empresa para a fabricação dos selos de autenticidade será feita pelo Tribunal de Justiça, através de processo licitatório competente.

Art. 4º A empresa contratada será responsável pela distribuição dos selos de autenticidade, devendo informar, diariamente, a numeração entregue a cada uma das unidades dos serviços extrajudiciais e judiciais, através do Sistema de Informática do Tribunal de Justiça.

Art. 5º Todos os notários e registradores, bem como os responsáveis pelo expediente de unidades vagas e, ainda, os serventuários das Serventias Judiciais, deverão manter seu cadastro atualizado, junto a Comissão do FERD, sob pena do fornecimento de selo ser suspenso.

Parágrafo Único. Os notários e registradores, bem como os responsáveis pelo expediente de unidades vagas, poderão autorizar preposto a receber em seu nome selos de autenticidade, mediante expressa indicação à Comissão de FERD.

Art. 6º A Presidência do Tribunal de Justiça, através do Departamento Pessoal, informará à Comissão FERD o provimento de titularidade dos serviços notariais e de registro, bem como das Serventias Judiciais e de todas as designações e posteriores alterações, para responder pelo expediente de unidades vagas.

Art. 7º A Comissão do FERD encarregar-se-á de atualizar, no Sistema de Informática do Tribunal de Justiça, os nomes dos novos titulares e dos responsáveis pelo expediente das unidades referidas no artigo anterior.

Art. 8º A aquisição dos selos por parte dos Notários e Registradores, será feita junto ao fabricante, através do site do mesmo, exceto em caráter emergencial, quando os Cartórios devem solicitar junto a Comissão do FERD, através de Termo de Compromisso.

§ 1º Fica a Comissão do FERD encarregada de manter estoque mínimo de selos para atendimento emergencial dos Cartórios Extra-Judiciais.

§ 2º As informações referentes ao estoque e validade dos selos de autenticidade serão alimentadas pelas unidades de serviço extrajudicial e judicial e controladas pelo Sistema de Informática do Tribunal de Justiça.

§ 3º É vedado o repasse de selos de autenticidade de documentos de uma unidade para outra, do serviço extrajudicial e judicial.

§ 4º A empresa fornecedora dos selos de autenticidade deverá cobrar os valores estabelecidos no contrato firmado com o Tribunal de Justiça.

Art. 9º Os notários e registradores, bem como os responsáveis pelo expediente de unidades vagas, e ainda os serventuários dos Cartórios Judiciais, velarão pela guarda dos selos de autenticidade.

Art. 10. A numeração de série dos selos subtraídos ou extraviados serão, imediatamente, comunicados à Comissão do FERD, através do sistema de Informática do Tribunal de Justiça, bem como à Corregedoria-Geral, visando à publicação no órgão oficial.

Art. 11. A aplicação do selo de autenticidade será feita de modo a criar uma vinculação entre este e o respectivo documento, inclusive a ponto de ser possível, quando múltiplos os atos praticados num mesmo documento, identificar a qual ato cada selo se refere.

Parágrafo único. As folhas de um mesmo documento serão carimbadas e identificadas com o número do selo original.

Art. 12. No caso de certidão ou 2ª via, aplicar-se-ão selos destinados especificamente a essa finalidade.

Art. 13. A aplicação do selo de autenticidade em cópia autenticada será feita obrigatoriamente na mesma face da reprodução.

Parágrafo único. Nos reconhecimentos de firma aplicar-se-ão selos próprios de autenticidade correspondentes ao somatório das firmas reconhecidas no documento.

Art. 14. Todos os documentos que importem na aplicação do selo de autenticidade conterão a advertência obrigatória: “Válido somente com o selo de autenticidade”.

Art. 15. A cota dos emolumentos cobrados deverá constar, obrigatoriamente, de todo documento pertinente ao ato praticado por serventuário, sempre que for o caso, também e propriamente do respectivo livro de assentamento, nestes ainda obrigatória a referência ao(s) número(s) do(s) selo(s) de autenticidade aplicado(s) no documento e de quantas vias este é composto, se de mais de uma via de igual forma e teor.
§ 1º Será dispensada a cota de que trata o caput deste artigo nos atos de reconhecimento de firma, nos termos do § 2º, do art. 3º da Lei Estadual nº 3.657, de 24 de outubro de 1995.

§ 2º Se a prática do ato estiver vinculada a convênio oficial, assim reconhecido, ou sendo o caso de redução de emolumentos imposta por lei, da cota deverão constar os valores em que forem fixados e a alusão ao convênio ou dispositivo legal correspondente.

§ 3º A gratuidade ou a redução, a qualquer título, quanto ao pagamento de emolumentos, importará na dispensa da aplicação do selo de autenticidade e dos procedimentos atinentes na forma determinada.

§ 4º Nos atos e documentos expedidos gratuitamente em cumprimento à determinação legal, devidamente comprovada, far-se-á a observação obrigatória seguinte: “ISENTO DO PAGAMENTO DE EMOLUMENTOS, em face ... DE CONFORMIDADE COM O ART ... DA LEI nº ....”, por carimbo ou por outro meio.

Art. 16. Havendo a dispensa ou redução de emolumentos por concessão do titular da unidade, as quantias devidas ao Fundo Especial de Recursos e de Despesas - FERD, deverão ser recolhidas de acordo com os valores previstos na Tabela de Emolumentos, aprovada pela Lei Estadual nº 5.371/2004, para os atos e documentos correspondentes.

Art. 17. A Presidência do Tribunal de Justiça definirá os sistemas e padrões de controle para os relatórios de que trata o artigo anterior.

Art. 18. Nas Comarcas do interior, os Juízes que exercem as funções de Diretor do Fórum zelarão, no âmbito de suas respectivas atribuições, pela observância das determinações contidas nesta Portaria, fiscalizando a sua execução e esclarecendo as dúvidas porventura suscitadas pelos notários, registradores e Escrivanias Judiciais, devidamente auxiliados por outros Juízes, nas Comarcas onde houver, além da Comissão do FERD e da Corregedoria-Geral da Justiça.

§ 1º Na Comarca da Capital, com relação à Escrivania Judicial, essa incumbência caberá, exclusivamente, ao Juiz da Vara respectiva, além da Comissão do FERD e da Corregedoria-Geral da Justiça.

§ 2º Nas serventias extrajudiciais, a fiscalização caberá à Comissão do FERD e à Corregedoria-Geral da Justiça.

Art. 19. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência do Tribunal de Justiça, em articulação com a Comissão do FERD e a Corregedoria-Geral da Justiça.

Art. 20. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 21. Ficam revogadas as disposições em contrário, especialmente a Portaria nº 003 GP1 de 4 de janeiro de 2000.

Aracaju/SE, 31 de janeiro de 2005.

Desembargador Manuel Pascoal Nabuco D’Ávila,,

Presidente.