PORTARIA Nº 003 GP1 de 04 de Janeiro de 2000.

Institui a obrigatoriedade do selo de autenticidade aos atos praticados nas Serventias judiciais e extrajudiciais do Estado de Sergipe e dá outras providências.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE SERGIPE, no uso de suas atribuições legais conferidas pelo art. 29, I, da Lei nº 2.246, de 26 de dezembro de 1979, e considerando:

a evasão na receita do Fundo Especial de Recursos e de Despesas do Tribunal de Justiça do Estado de Sergipe - F.E.R.D, referente aos atos de competência dos Serviços Notariais e de Registro, tais como: reconhecimento de firmas, autenticação de documentos, expedição de certidões, etc.;

igualmente, os atos de autenticação, emissão de certidões e outros afetos à escrivania judicial oficializada e não oficializada;

serem os Serviços Notariais e de Registro, de organização técnica e administrativa, destinados a garantir a publicidade, a autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos, competindo ao Poder Judiciário zelar para que sejam prestados com rapidez, qualidade satisfatória e de modo eficiente, ex vi dos artigos 1º e 38, da Lei Federal nº 8.935/94;

a relevância do selo de autenticidade como instrumento ágil e eficiente para assegurar melhor controle do Fundo de Recursos e Despesas - FERD, somada à garantia de maior segurança na prática de tais atos cartorários;

e que idêntica providência já foi adotada, com sucesso, em outros Estados da Federação;

RESOLVE

Art. 1º Em todos os atos de reconhecimento de firma, autenticação de documentos, bem como em todos os papéis entregues aos usuários para a certeza e comprovação da prática dos demais atos Notariais, de Registro e de todas as Serventias Judiciais, de qualquer natureza, será obrigatória a aplicação de um selo de autenticidade.

§ 1º A falta de aplicação do selo de autenticidade acarretará a invalidade dos atos e papéis referidos no caput deste artigo.

§ 2º O selo de autenticidade será dotado de elementos característicos de segurança.

§ 3º O selo de autenticidade será inutilizado com o carimbo ou assinatura do serventuário.

Art. 2º Serão em número de três os modelos dos selos de autenticidade, discriminados abaixo, com a respectiva utilização:

I - "1" reconhecimento de firmas;

II - "2" autenticação de cópias de documentos;

III - "3" papéis relativos a demais atos.

Parágrafo único. Os modelos dos selos de autenticidade serão indicados pela Presidência do Tribunal de Justiça do Estado de Sergipe, que deverão ser publicados oportunamente no Órgão Oficial de Publicação do Poder Judiciário Estadual.

Art. 3º A contratação de empresa para a fabricação dos selos de autenticidade será feita pelo Tribunal de Justiça, através de processo licitatório competente.

Art. 4º A empresa contratada será responsável pela distribuição dos selos de autenticidade.

Art. 5º Todos os notários e registradores, bem como os responsáveis pelo expediente de unidades vagas, e ainda os serventuários das Serventias Judiciais, serão cadastrados, inicialmente, junto ao fabricante, para o recebimento dos selos de autenticidade, mediante autorização da Comissão de Fiscalização.

§ 1º Os notários e registradores, bem como os responsáveis pelo expediente de unidades vagas, poderão autorizar preposto, mediante expressa indicação ao fabricante, a receber, em seu nome, selos de autenticidade.

§ 2º Os notários e registradores, bem como os responsáveis pelo expediente de unidades vagas, e ainda os serventuários das Serventias Judiciais que não estiverem cadastrados, não poderão adquirir os selos de autenticidade.

Art. 6º O cadastramento inicial, bem como eventuais modificações que venha a sofrer, serão cientificados de imediato à Comissão de Fiscalização do Tribunal de Justiça .

Art. 7º A Presidência do Tribunal de Justiça informará à Comissão de Fiscalização o provimento de titularidade dos serviços notariais e de registro, bem como das Serventias Judiciais e de todas as designações e posteriores alterações, para responder pelo expediente de unidades vagas.

Art. 8º A Fiscalização encarregar-se-á de atualizar, junto ao fabricante dos selos de autenticidade, os nomes dos novos titulares e dos responsáveis pelo expediente das unidades referidas no artigo anterior.

Art. 9º A aquisição dos selos de autenticidade será feita direta e exclusivamente junto ao fabricante.

§ 1º Cada uma das unidades dos serviços notariais e de registro, bem como as demais serventias, serão responsáveis pelo arquivamento de todos os documentos referentes à requisição e ao recebimento de selos de autenticidade, mediante balanço mensal, do qual constará o número de selos recebidos, gastos e o estoque existente.

§ 2º É vedado o repasse de selos de autenticidade de uma unidade para outra do serviço extrajudicial e judicial.

§ 3º As serventias não oficializadas adquirirão os selos a preço de custo, junto ao fabricante, que apresentará planilha à Comissão de Fiscalização comprovando o real valor dos mesmos.

Art. 10. Os notários e registradores, bem como os responsáveis pelo expediente de unidades vagas, e ainda os serventuários dos Cartórios Judiciais, velarão pela guarda dos selos de autenticidade.

Art. 11. O extravio e a subtração dos selos serão comunicados, imediatamente, ao Diretor do Fórum da Comarca de situação da unidade, que informará à Comissão de Fiscalização do Tribunal de Justiça a numeração de série dos selos, visando a publicação no órgão oficial.

Art. 12. Cada notário e registrador, bem como o responsável pela unidade vaga, e ainda os serventuários dos Cartórios Judiciais, ficarão obrigados a comunicar, ao final de cada bimestre do ano civil, ao Diretor do Fórum da comarca respectiva, a quantidade e a numeração de série dos selos de autenticidade danificados ou inutilizados, devendo este proceder como previsto no artigo anterior.

Art. 13. O fabricante dos selos de autenticidade deverá fornecer, diretamente, à Fiscalização do Tribunal de Justiça, a cada mês, um inventário completo, de forma impressa e em meio magnético, de acordo com o padrão definido por esta Presidência, com a menção das séries de numeração entregues a cada uma das unidades do serviço extrajudicial e judicial.

Art. 14. A aplicação do selo de autenticidade será feita de modo a criar uma vinculação entre este e os respectivos documentos, por chancela, carimbo ou meio informatizado, inclusive a ponto de ser possível, quando múltiplos os atos praticados num mesmo documento, identificar a qual ato cada selo se refere.

Parágrafo único. As folhas de um mesmo documento serão carimbadas e identificadas com o número do selo original.

Art. 15. Dos documentos originariamente expedidos com relação aos atos notariais e de registro, bem como das serventias judiciais praticados, deverão constar os selos de autenticidade correspondentes à natureza do ato.

Art. 16. A autenticação ou conferência em folha da qual conste documento fotocopiado no anverso e no verso deverá ser praticada nas duas faces, por documento reproduzido, aplicando, igualmente, o selo respectivo em cada lado da reprodução, sob pena de invalidade da própria autenticação.

Parágrafo Único. Nos reconhecimentos de firma aplicar-se-ão selos próprios de autenticidade correspondentes ao somatório das firmas reconhecidas no documento.

Art. 17. Todos os documentos que importem na aplicação do selo de autenticidade conterão a advertência obrigatória: "Válido somente com o selo de autenticidade".

Art. 18. A cota dos emolumentos cobrados deverá constar, obrigatoriamente, de todo documento pertinente a ato praticado por serventuário, sempre que for o caso, também e propriamente do respectivo livro de assentamento, nestes ainda obrigatória a referência ao(s) número(s) do(s) selo(s) de autenticidade aplicado(s) no documento e de quantas vias este é composto, se de mais de uma via de igual forma e teor.

§ 1º O controle de que trata o "caput" deste artigo será efetuado através de carimbo próprio, em todas as vias.

§ 2º Será dispensada a cota de que trata o caput deste artigo nos atos de reconhecimento de firma, nos termos do § 2º, do art. 3º da Lei Estadual nº 3.657, de 24 de outubro de 1995.

§ 3º Se a prática do ato estiver vinculada a convênio oficial, assim reconhecido, ou sendo o caso de redução de emolumentos imposta por lei, da cota deverão constar os valores em que forem fixados e a alusão ao convênio ou dispositivo legal correspondente.

§ 4º Nos atos praticados gratuitamente e nos documentos atinentes assim expedidos, desde que devidamente comprovado que em cumprimento a determinação legal, far-se-á, por carimbo ou por outro meio, dispensando o uso do selo de autenticidade e com a observação: "ISENTO DO PAGAMENTO DE EMOLUMENTOS E SELO DE AUTENTICIDADE, NOS TERMOS DO § 4º, DO ARTIGO 18, DA PORTARIA Nº 003 GP1, DE 04 DE Janeiro DE 2000".

Art. 19. Havendo a dispensa ou redução de emolumentos por concessão do titular da unidade, as quantias devidas ao Fundo de Recursos e de Despesas - FERD, deverão ser recolhidas de acordo com os valores previstos na Tabela de Emolumentos, aprovada pelo Tribunal de Justiça, para os atos e documentos correspondentes.

Art. 20. A redução, a qualquer título, quanto ao pagamento de emolumentos, não importará na dispensa da aplicação do selo de autenticidade e dos procedimentos atinentes na forma determinada.

Art. 21. Os notários, registradores e demais serventuários das Comarcas do interior do Estado, inclusive dos seus Termos e Distritos, apresentarão, de per si, ao Juiz Diretor do Fórum, impreterivelmente até o dia cinco do mês subsequente ao de referência, um relatório contendo a quantidade dos atos praticados na serventia (discriminados quanto à sua natureza), os respectivos valores recolhidos ao FERD e a quantidade de selos utilizados, por modelo, apresentando, ainda, as guias de recolhimento correspondentes, estas apenas para serem visadas.

Art. 22. A Presidência do Tribunal de Justiça definirá os sistemas e padrões de controle para os relatórios de que trata o artigo anterior.

Art. 23. Nas Comarcas do interior, os Juízes que exercem as funções de Diretor do Fórum zelarão, no âmbito de suas respectivas atribuições, pela observância das determinações contidas nesta Portaria, fiscalizando a sua execução e esclarecendo as dúvidas porventura suscitadas pelos notários, registradores e demais serventuários, devidamente auxiliados por outros Juízes, nas Comarcas onde houver, além da Comissão de Fiscalização.

§ 1º Na Comarca da Capital, essa incumbência caberá, exclusivamente, ao Juiz da Vara respectiva, além da Comissão de Fiscalização.

§ 2º Nas serventias extrajudiciais, a fiscalização caberá à Comissão de Fiscalização.

Art. 24. Ficam aprovados os Anexos I e II, referentes à devolução e controle de selos, respectivamente, que passam a fazer parte integrante desta Portaria.

Art. 25. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência do Tribunal de Justiça, em articulação com a Comissão de Fiscalização do Selo.

Art. 26. Esta Portaria entra em vigor sessenta dias após a sua publicação.

Art. 27. Ficam revogadas as disposições em contrário.

Publique-se. Registre-se e cumpra-se.

Aracaju, 28 de Fevereiro de 2000.

Desembargador Gilson Gois Soares

Presidente